Dokumente en sjablone
Jy het ses dokumente nodig om ’n klein besigheid behoorlik te bestuur. Alles anders kan wag.
Oor hierdie bladsy
Deur KI geskryf (Claude, Anthropic). ’n KI het die Engelse teks op 13 September 2026 teen die bronne hieronder nagegaan. Geen mens het dit nog nagegaan nie. Reëls verander: kontroleer die amptelike bron voordat jy iets doen. Dit is nie regs-, belasting- of finansiële advies nie.
KI-nagegaan ’n KI het die feite in die Engelse teks met die bronne vergelyk. ’n KI kan foute oorsien.
Masjienvertaling
’n KI het hierdie bladsy uit Engels vertaal. Geen mens het die vertaling nog nagegaan nie. As iets nie duidelik is nie, lees die Engelse weergawe.
Op hierdie bladsy (15 afdelings)
Woorde op hierdie bladsy
Eenvoudige betekenisse van die terme wat in hierdie lêer gebruik word. Die volledige lys is in die Woordelys.
- Kwotasie
- ’n Prys wat jy aanbied voor die werk. Nog nie ’n verkoop nie.
- Faktuur
- Die rekening wat jy ná die werk stuur, waarin jy om betaling vra.
- Kwitansie
- Bewys dat jy die geld ontvang het.
- Kredietnota
- ’n Dokument wat ’n faktuur wat jy reeds gestuur het, kanselleer of verminder. Gebruik dit in plaas daarvan om ’n faktuur uit te vee.
- Aantal
- Hoeveelheid. Hoeveel.
- Eenheidsprys
- Die prys vir een.
- Subtotaal
- Die totaal voordat BTW bygetel word.
- BTW uitgesluit / ingesluit
- Sonder BTW (voordat dit bygetel word) / met BTW (daarna).
- Vervaldatum
- Die laaste dag waarop die kliënt mag betaal sonder om laat te wees.
- EFT
- Elektroniese fondsoordrag. ’n Bankbetaling.
- Takkode
- Die nommer wat jou banktak identifiseer. Vra jou bank.
- Verkorte belastingfaktuur
- ’n Korter BTW-faktuur wat toegelaat word vir verkope tussen R50 en R5,000.
- Ontvanger
- Die kliënt. Die persoon of besigheid wat die goedere ontvang.
- Rekonsilieer
- Maak seker dat jou rekords en jou bankstaat ooreenstem.
- Odometer
- Die kilometerteller op die paneelbord.
- Deposito
- Geld wat vooruit betaal word voordat die werk begin.
Versteek die dele wat nie vir jou manier van handeldryf of vir jou soort besigheid is nie. Niks word verwyder nie. Jy kan dit enige tyd weer wys.
Om net die dele van dié bladsy te sien wat vir jou geld, beantwoord eers 3 kort vrae: Vind my roete
Jy het ses dokumente nodig om ’n klein besigheid behoorlik te bestuur. Alles anders kan wag.
- ’n Kwotasie
- ’n Faktuur
- ’n Kwitansie
- Bepalings en voorwaardes
- ’n Privaatheidskennisgewing
- ’n Kasboek
Bou dit een keer, in die program wat jy in Gratis gereedskap gekies het, en gebruik dit weer en weer.
Faktuurnommering
Nommer fakture in volgorde, sonder gapings: INV-0001, INV-0002, INV-0003.
Vir SARS lyk ’n gaping in die reeks soos ’n verborge verkoping. As jy ’n faktuur kanselleer, moenie dit uitvee nie. Reik ’n kredietnota daarteen uit en hou albei.
Gebruik dieselfde idee vir kwotasies: QUO-0001.
Versteek deur “Net wat vir my geld”: As jy ’n Pty Ltd is: die opskrif wat deur die wet vereis word
As jy ’n Pty Ltd is: die opskrif wat deur die wet vereis word
Elke kwotasie, faktuur, kwitansie, afleweringsbrief en brief moet die maatskappy se volle geregistreerde naam en registrasienommer dra, kragtens artikel 32 van die Companies Act. As jy ’n handelsnaam gebruik, wys albei:
MOKOENA MOTORS
A trading name of Mokoena Holdings (Pty) Ltd | Reg. No. 2026/123456/07 Die sjablone hieronder wys [Maatskappyregistrasienommer, as jy een het]. Vir ’n maatskappy is dit nie opsioneel nie.
Sjabloon 1: kwotasie
[JOU BESIGHEIDSNAAM]
[Jou naam] | [Foon] | [E-pos]
[Fisiese adres]
[Maatskappyregistrasienommer, as jy een het]
KWOTASIE
Kwotasienommer: QUO-0001
Datum: [DD Maand JJJJ]
Geldig tot: [DD Maand JJJJ]
AAN
[Kliënt se naam]
[Kliënt se adres]
[Kliënt se foon / e-pos]
-------------------------------------------------------------
Beskrywing Aantal Eenheidsprys Bedrag
-------------------------------------------------------------
[Item of diens] 1 R 0.00 R 0.00
[Item of diens] 1 R 0.00 R 0.00
-------------------------------------------------------------
TOTAAL R 0.00
-------------------------------------------------------------
WAT INGESLUIT IS
- [Wees spesifiek]
- [Wees spesifiek]
WAT NIE INGESLUIT IS NIE
- [Lys dit, anders sal jy gevra word om dit gratis te doen]
TYDSRAAMWERK
Die werk begin [wanneer] en neem ongeveer [hoe lank] sodra die deposito
ontvang is.
BETALING
Deposito van [X]% voordat werk begin. Saldo betaalbaar [by voltooiing / binne
X dae ná die faktuur].
Hierdie kwotasie is vir [X] dae geldig. Pryse kan ná daardie datum verander.
As jy hierdie kwotasie aanvaar, aanvaar jy my bepalings en voorwaardes, wat
aangeheg is of by [skakel] beskikbaar is.
Aanvaar deur: ______________________ Datum: ______________Drie reëls wat jou geld spaar:
Sit ’n geldigheidsdatum op elke kwotasie. Materiaalpryse verander.
Skryf neer wat nie ingesluit is nie. Die meeste geskille gaan oor werk waarvan die kliënt aangeneem het dat dit by die prys ingesluit is.
Kry ’n deposito voordat jy materiaal koop. ’n Getekende kwotasie plus ’n deposito is ’n kontrak.
Sjabloon 2: faktuur as jy NIE vir BTW geregistreer is nie
Die meeste klein besighede is hier. Omset onder R2.3 miljoen per jaar beteken dat jy nie verplig is om te registreer nie.
Reëls wat jy moet volg: moenie die woorde "Belastingfaktuur" ("Tax Invoice") gebruik nie. Moenie ’n BTW-reël wys nie. Moenie ’n BTW-nommer wys nie. Moenie 15% by enigiets tel nie.
As jy nie vir BTW geregistreer is nie, reik ’n gewone faktuur uit wat jou totale prys wys. Moenie BTW noem nie, moenie ’n BTW-reël insluit nie, en moenie die woorde "Belastingfaktuur" ("Tax Invoice") gebruik nie.
[JOU BESIGHEIDSNAAM]
[Jou naam] | [Foon] | [E-pos]
[Fisiese adres]
[Maatskappyregistrasienommer, as jy een het]
FAKTUUR
Faktuurnommer: INV-0001
Datum: [DD Maand JJJJ]
Vervaldatum: [DD Maand JJJJ]
AAN
[Kliënt se naam]
[Kliënt se adres]
-------------------------------------------------------------
Beskrywing Aantal Eenheidsprys Bedrag
-------------------------------------------------------------
[Item of diens] 1 R 0.00 R 0.00
-------------------------------------------------------------
BEDRAG VERSKULDIG R 0.00
-------------------------------------------------------------
BETALINGSBESONDERHEDE
Bank: [Naam van bank]
Rekeningnaam: [Presies soos dit op die rekening verskyn]
Rekeningnommer: [Nommer]
Takkode: [Kode]
Verwysing: INV-0001
Gebruik asseblief die faktuurnommer as jou betalingsverwysing.
Betaling is verskuldig teen [datum]. [Noem jou voorwaardes vir laat betaling hier.]Sjabloon 3: faktuur as jy WEL vir BTW geregistreer is
Gebruik dit eers nadat SARS jou BTW-nommer uitgereik het.
Daar is drie vlakke, gebaseer op die totaal met BTW ingesluit.
’n Belastingfaktuur word nie vereis waar die bedrag R50 of minder is nie, hoewel jy steeds stawende dokumentasie nodig het vir ’n aftrekking van insetbelasting.
Vir leverings van R50 tot R5,000 word ’n verkorte belastingfaktuur toegelaat. Dit het die meeste van dieselfde inligting nodig, maar jy hoef nie die ontvanger se besonderhede in te sluit nie.
Vir ’n lewering van meer as R5,000 moet ’n volledige belastingfaktuur die volgende bevat: die woorde "Belastingfaktuur" ("Tax Invoice"), "BTW-faktuur" ("VAT Invoice") of "Faktuur" ("Invoice"); die verskaffer se naam, adres en BTW-registrasienommer; die ontvanger se naam, adres en, waar hulle geregistreer is, hulle BTW-registrasienommer; ’n volgnommer en die uitreikdatum; en ’n beskrywing van die goedere of dienste wat gelewer is en die hoeveelheid of volume. Dit moet ook die waarde van die lewering, die BTW wat gehef is, en die totaal wys.
In gewone taal
Vir enige verkoping bo R5,000 moet jou faktuur die volgende wys: die woorde "Belastingfaktuur" ("Tax Invoice"), jou naam, adres en BTW-nommer, die kliënt se naam en adres (en hulle BTW-nommer as hulle een het), ’n faktuurnommer en datum, wat jy verkoop het en hoeveel daarvan, die prys voor BTW, die BTW, en die totaal.
Jy moet die dokument uitreik binne 21 dae nadat jy die verkoping voltooi of die diens gelewer het.
Al die vereiste kriteria moet nagekom word. SARS kontroleer fakture teen hierdie kriteria, en as een enkele een ontbreek, word die hele faktuur afgekeur.
[JOU BESIGHEIDSNAAM]
[Fisiese adres]
BTW-registrasienommer: 4XXXXXXXXX
[Foon] | [E-pos]
BELASTINGFAKTUUR
Faktuurnommer: INV-0001
Datum: [DD Maand JJJJ]
AAN
[Kliënt se naam]
[Kliënt se fisiese adres]
[Kliënt se BTW-nommer, as hulle ’n ondernemer is]
-------------------------------------------------------------
Beskrywing Aantal Eenheidsprys Bedrag
-------------------------------------------------------------
[Goedere of dienste] 1 R 0.00 R 0.00
-------------------------------------------------------------
Subtotaal (BTW uitgesluit) R 0.00
BTW @ 15% R 0.00
TOTAAL (BTW ingesluit) R 0.00
-------------------------------------------------------------
[Bankbesonderhede]Werk met 15%: om BTW by te tel, vermenigvuldig met 1.15. Om die BTW in ’n prys wat BTW insluit te vind, vermenigvuldig met 15/115.
As jy tweedehandse goedere verkoop, moet die beskrywing dit sê.
Sjabloon 4: kwitansie
Stuur dit wanneer geld inkom. Dit keer die "het jy my betaling gekry?"-boodskap.
[JOU BESIGHEIDSNAAM]
KWITANSIE
Kwitansienommer: REC-0001
Datum ontvang: [DD Maand JJJJ]
Ontvang van: [Kliënt se naam]
Bedrag ontvang: R 0.00
Metode: [EFT / Kontant / Kaart]
Vir faktuur: INV-0001
Saldo nog verskuldig: R 0.00
Dankie.Sjabloon 5: privaatheidskennisgewing (POPIA)
Sit dit op jou webwerf, of stuur dit as ’n PDF wanneer ’n kliënt daarvoor vra. Dit is doelbewus kort.
PRIVAATHEIDSKENNISGEWING
[Besigheidsnaam] ("ons") respekteer jou privaatheid. Hierdie kennisgewing
verduidelik watter persoonlike inligting ons insamel en wat ons daarmee doen.
WIE ONS IS
[Besigheidsnaam]
[Fisiese adres]
[E-pos] | [Foon]
Inligtingsbeampte: [Jou volle naam]
WAT ONS INSAMEL
- Jou naam
- Jou kontakbesonderhede (foon, e-pos, adres)
- Besonderhede van wat jy gekoop het of waaroor jy navraag gedoen het
- Betalingsinligting (ons stoor nie kaartnommers nie)
[Voeg reëls by of verwyder reëls sodat dit vir jou besigheid waar is]
WAAROM ONS DIT INSAMEL
- Om vir jou ’n kwotasie te gee en die werk te doen waarvoor jy gevra het
- Om vir jou ’n faktuur te stuur en betaling te ontvang
- Om rekords te hou wat SARS volgens die wet vereis
- Om jou oor jou bestelling te kontak
MET WIE ONS DIT DEEL
Ons verkoop nie jou inligting nie. Ons deel dit net met:
- Ons bank, om betaling te ontvang
- Ons rekenmeester, as ons een gebruik
- SARS of ’n ander owerheid, waar die wet dit vereis
[Voeg enige verskaffer of koerier by wat kliëntbesonderhede ontvang]
HOE LANK ONS DIT HOU
Ons hou rekords vir vyf jaar, soos belastingwetgewing vereis. Daarna vee
ons dit uit.
BEMARKING
Ons sal jou net bemarkingsboodskappe stuur as jy ingestem het om dit te ontvang.
Jy kan ons enige tyd vra om op te hou deur STOP te antwoord of vir ons te e-pos.
JOU REGTE
Jy mag ons vra watter inligting ons oor jou hou, ons vra om dit reg te stel,
of ons vra om dit uit te vee waar die wet dit toelaat. Kontak ons deur die
besonderhede hierbo te gebruik.
As jy ontevrede is met hoe ons jou inligting hanteer het, mag jy by die
Information Regulator (Inligtingsreguleerder) by inforegulator.org.za kla.
Laas bygewerk: [DD Maand JJJJ]Registreer jouself as die inligtingsbeampte (Information Officer) by inforegulator.org.za(eksterne skakel) Amptelik . Dit is gratis. Sien Registreer: wat jy regtig nodig het.
Sjabloon 6: kasboek
Een sigblad. Sewe kolomme. Dit is jou hele rekeningkundige stelsel in die eerste jaar.
| Datum | Beskrywing | Kliënt of verskaffer | Geld in | Geld uit | Kategorie | Strokie? |
|---|
Kategorieë om te gebruik: Verkope, Voorraad, Materiaal, Brandstof, Data en lugtyd, Gereedskap en toerusting, Huur, Bankkoste, Advertensies, Versekering, Ander.
Reëls:
Teken elke transaksie aan. Elke enkele een, ook die R38 wat jy aan kabelbinders spandeer het.
Neem ’n foto van elke strokie op die dag dat jy dit kry. Sit dit in ’n vouer wat volgens maand benoem is. Merk die "Strokie?"-kolom.
Rekonsilieer een keer per maand teen jou bankstaat. As die sigblad se totaal en die banksaldo verskil, vind dieselfde dag uit waarom.
As jy omsetbelasting gebruik, is jou rekords ligter. Jy hou net rekord van bedrae wat ontvang is, dividende wat verklaar is, en bates of laste van meer as R10,000.
Sjabloon 7: voertuiglogboek
SARS vereis dit vir enige eis vir reiskoste. Sien Voertuie en jou besigheid.
| Datum | Odometer aan die begin | Odometer aan die einde | Km | Bestemming | Besigheidsrede |
|---|
Teken jou odometerlesing op 1 Maart aan en weer op 28 of 29 Februarie, sodat jy die totale kilometers vir die belastingjaar het.
Vul dit in wanneer jy parkeer, nie aan die einde van die maand nie.
Opdragte om die res te genereer
Bepalings en voorwaardes
Ek is ’n [BESIGHEIDSTIPE] in Suid-Afrika. Ek verkoop [WAT] aan [WIE].
Ek is [’n eenmansaak / ’n geregistreerde maatskappy].
[Ek verkoop aanlyn / Ek verkoop persoonlik / albei.]
Skryf bepalings en voorwaardes vir my besigheid in eenvoudige taal wat
’n graad 8-leerder kan lees.
Dek:
- Wat ek sal doen en wat die kliënt moet doen
- Kwotasies, deposito’s en betalingsvoorwaardes
- Wat gebeur as ’n kliënt kanselleer
- Wat gebeur as ek moet kanselleer
- Tydsberekening van aflewering of voltooiing
- Terugsendings, terugbetalings en gebreke
- Beperkings op waarvoor ek verantwoordelik is
- Hoe geskille opgelos word
Maak seker dat dit aan die Consumer Protection Act 68 of 2008 voldoen.
Waar die Wet die kliënt ’n reg gee wat ek nie kan wegneem nie, sê dit in die
dokument eerder as om te probeer om dit weg te neem.
[As jy aanlyn verkoop, voeg by:] Ek verkoop aanlyn, so voldoen ook aan artikels 43,
44 en 46 van die Electronic Communications and Transactions Act 25 of
2002, insluitend die reg op ’n afkoelperiode van sewe dae.
Lys ná die dokument elke klousule waaroor jy onseker is en waaroor ek
met ’n prokureur behoort te gaan praat.Die Consumer Protection Act vereis eenvoudige taal. ’n Dokument wat jou kliënt nie kan verstaan nie, kan onafdwingbaar wees, so moenie die KI vra om dit soos regstaal te laat klink nie.
’n Eenvoudige diensooreenkoms
Ek is ’n [BESIGHEIDSTIPE] in Suid-Afrika. Ek het ’n kort skriftelike ooreenkoms
nodig vir werk bo R[BEDRAG].
Skryf ’n ooreenkoms van een bladsy in eenvoudige taal wat die volgende dek:
- Wie die partye is
- Presies watter werk ek sal doen
- Presies wat nie ingesluit is nie
- Prys, deposito en betaaldatums
- Begindatum en verwagte einddatum
- Wat gebeur as die kliënt die omvang verander
- Wat gebeur as die kliënt nie betaal nie
- Wie die werk besit wanneer dit klaar is
- Hoe enige party kan kanselleer
- Watter Suid-Afrikaanse reg van toepassing is
Gebruik [VIERKANTIGE HAKIES] vir enigiets wat ek per werk invul.
Hou dit by een bladsy. Moenie regswoorde gebruik waar ’n gewone woord werk nie.Afleweringsbrief (net as jy fisiese goedere aflewer)
Skryf ’n eenvoudige sjabloon vir ’n afleweringsbrief vir ’n Suid-Afrikaanse klein besigheid
wat [WAT] aan kliënte aflewer. Sluit velde in vir die afleweringsnommer, datum,
kliëntbesonderhede, items en hoeveelhede, toestand by aankoms, en ’n
handtekeningblok vir die persoon wat die goedere ontvang. Hou dit by een bladsy.Dokumente wat jy waarskynlik nog nie nodig het nie
’n Sakeplan. Net nodig om geld by ’n bank of belegger te kry.
’n Dienskontrak. Net wanneer jy iemand in diens neem. Wanneer jy dit doen, kry ’n behoorlike een, want die Basic Conditions of Employment Act is streng en foute is duur.
’n Nie-openbaarmakingsooreenkoms. ’n Klein verskaffer het dit selde nodig. Die meeste kliënte wat een nodig het, sal vir jou hulle s’n stuur.
’n Aandeelhoudersooreenkoms. Net as jy meer as een aandeelhouer het. As jy ooit ’n vennoot inneem, kry dit voordat jy hulle geld neem, nie daarna nie.
’n Maatskappystempel. Dit het geen regsbetekenis in Suid-Afrika nie.
Bronne vir hierdie bladsy
10 bronne
-
SARS — Omsetbelasting Maak die amptelike webwerf oop Amptelike bron
Wat hierdie bron ondersteun: wanneer ’n besigheid as ’n mikrobesigheid kwalifiseer, die drempel van R2.3 miljoen vir jare van aanslag wat tussen 1 Maart 2026 en 28 Februarie 2027 eindig, ligter rekordhouding.
-
SARS — Wat is die nuwe drempel vir BTW-registrasie? Maak die amptelike webwerf oop Amptelike bron
Wat hierdie bron ondersteun: die drempel vir verpligte BTW-registrasie het op 1 April 2026 van R1 miljoen na R2.3 miljoen gestyg.
-
SARS — Tax Invoice Checklist Maak die amptelike webwerf oop Amptelike bron
Wat hierdie bron ondersteun: die sewe vereistes vir ’n volledige belastingfaktuur bo R5,000 en die vyf vereistes vir ’n verkorte belastingfaktuur tussen R50 en R5,000.
-
Information Regulator of South Africa (Inligtingsreguleerder) Maak die amptelike webwerf oop Amptelike bron
Wat hierdie bron ondersteun: Registreer jou inligtingsbeampte hier. Gratis.
-
National Consumer Commission — Consumer Protection in e-Commerce Maak die amptelike webwerf oop Amptelike bron
Wat hierdie bron ondersteun: die afkoelperiode van sewe werksdae kragtens ECTA s44, terugbetaling binne 30 dae, en die wisselwerking met CPA s11 en s16.
-
Wette en regulasies
- Value-Added Tax Act 89 of 1991 BTW-registrasie, belastingfakture (s20), nosionele insetbelasting op tweedehandse goedere (s20(8)), kansellasie wanneer jy ophou handel dryf (s24) en BTW op bates wat by kansellasie gehou word (s8(2)); s24 en s8(2) nie oopgemaak nie: sien "Jou eenmansaak toemaak" hieronder
- Companies Act 71 of 2008 Maatskappyregistrasie, direkteure, jaarlikse opgawes, voordelige eienaarskap
- Consumer Protection Act 68 of 2008 Verbruikersregte, geïmpliseerde waarborg van gehalte (s55, s56), eenvoudige taal, kansellasie (s16, s17)
- Electronic Communications and Transactions Act 25 of 2002 Aanlynverkope: openbaarmaking (s43), afkoelperiode (s44), nakoming (s46), toepassingsgebied (s42)
- Protection of Personal Information Act 4 of 2013 Databeskerming, registrasie van die inligtingsbeampte (s55), persoonlike inligting net so lank hou as wat nodig is (s14; nie oopgemaak nie: sien "Jou eenmansaak toemaak" hieronder)